Digitalizzazione di archivi: cosa sapere prima di affidare l’incarico a un’azienda

Quando si ha una mole molto importante di documenti da digitalizzare, è il caso specifico di enti, fondazioni, imprese molto grandi, è importante rivolgersi a un’azienda altamente specializzata che sappia rispondere a tutte le numerose esigenze.

Un problema molto comune, infatti, è quello di chi si rivolge, per esempio, a una realtà per digitalizzare i documenti, a un’altra per la creazione dell’archivio e a un’altra per la realizzazione di un sito che renda accessibili tali documenti. Il problema è che spesso l’uno è inesperto dell’altro settore e i sistemi utilizzati risultano incompatibili.

Insomma, chi decide di fare questo importante passo verso il futuro, deve essere lungimirante e chiedere ad una stessa azienda, come la datasis.it, di poter svolgere tanti servizi connessi tra loro. Un lavoro “chiavi in mano” come si suol dire nel gergo automobilistico anche se si tratterà di chiavi di ricerca e non di chiavi nel senso reale della parola.

Quando si ha a che fare con una sterminata quantità di documenti, infatti, l’obiettivo di digitalizzarli non è soltanto quello di risparmiare spazio fisico ma anche e soprattutto quello di renderli accessibili in remoto, di renderli facilmente e soprattutto velocemente accessibili e di sottrarli a un eventuale oblio. Sono noti i casi di incendi che hanno distrutto archivi storici oppure di documenti importanti smarriti o non leggibili perché rovinati dal tempo.

Una buona azienda, dunque, è in grado di eseguire servizi come l’archiviazione del cartaceo, la gestione ottica, creazione di efficienti servizi di ricerca, la consultazione e recapito, l’utilizzo di un portale unico per la consultazione, fino alla distruzione e macero della documentazione. Quest’ultimo punto fa sorridere ma, in effetti, anche lo smaltimento di intere stanze di carta può essere un grosso problema.

Il servizio più innovativi si basano su un sistema di codifica che permette un monitoraggio altamente sicuro, la pianificazione della durata di conservazione e la gestione affidabile del ciclo di vita del documento. Caratteristiche che garantiscono un’archiviazione sicura ed economica di tutta la documentazione.

Come dovrebbe essere il risultato? La gestione semplice e veloce in outsourcing di documenti correnti come se fossero archiviati nella stanza accanto e di renderli disponibili velocemente, in cartaceo e in digitale, con consegne personalizzate o anche tramite scansione on demand. Tramite specifici processi di delega, un’azienda all’avanguardia è in grado di garantire la gestione e la produzione delle copie conformi di documenti analogici e digitali, permettendo un risparmio di costi ed una maggiore sicurezza di processo.

Servizi accessori permettono la gestione completa del flusso, dalla richiesta al recapito all’utente finale. Insomma, quando si chiede un preventivo in questo senso è importante informarsi su almeno cinque aspetti fondamentali: che sistema di lettura ottica sarà utilizzato, come saranno archiviati i materiali, come sarà possibile consultarli, se ci sarà un sito collegato e consultabile da remoto, come e a che prezzo i il materiale cartaceo sarà smaltito o distrutto.

Quest’ultimo, infatti, è un aspetto da considerare in quanto spesso finisce tra le spese extra non previste con un danno economico nei confronti del richiedente che non aveva calcolato tale spesa.

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